Come l’Intelligenza Artificiale ha cambiato il paradigma dell’inserimento dati in Stefal Srl
L’azienda
Da oltre 40 anni, Stefal Srl è il punto di riferimento nel settore del cablaggio elettrico e dell’assemblaggio elettromeccanico per diversi settori di mercato. Con sede a San Giovanni in Persiceto (BO), l’azienda investe tempo e risorse per migliorare e automatizzare i processi aziendali, con l’obiettivo di offrire ai propri clienti un servizio d’eccellenza.
Configurare l’estrazione dei metadati con semplici istruzioni in linguaggio naturale
Implementando ActiveDocGPT, la funzionalità sviluppata dalla nostra divisione documentale che sfrutta la potenza dell’Intelligenza Artificiale Generativa basata su GPT, Stefal Srl ha automatizzato l’intero processo di data entry riducendo del:
- 50% il tempo dedicato ad attività ripetitive e dal basso valore aggiunto;
- 100% gli errori di trascrizione;
- l’utilizzo di carta.
Estrarre automaticamente i metadati dai documenti, tramite comandi in linguaggio naturale, e trasformare i documenti stessi da semplici file PDF destinati all’archiviazione a fonte di dati per alimentare i processi aziendali ha permesso all’azienda di:
- dedicare più tempo alle attività dal maggior valore aggiunto;
- individuare con più facilità gli aggiornamenti da implementare nel sistema (es.: l’aggiornamento di codice del fornitore).
Dati: Luglio 2023 – Ottobre 2023
Prima dell’implementazione di ActiveDocGPT impiegavamo la maggior parte delle nostre giornate a tradurre manualmente ogni singolo ordine, composto anche da 70 o 80 righe l’uno. Oggi, grazie all’Intelligenza Artificiale, il lavoro di importazione dati è automatizzato e possiamo dedicare maggior tempo ai controlli e ad altre attività che migliorano la qualità del servizio fornito ai nostri clienti.
Come lo abbiamo fatto
Inserire i dati e le informazioni ricevuti da clienti e fornitori negli applicativi aziendali (ERP, CRM, ActiveDoc, ecc.) è un’attività ripetitiva, dal ridotto valore aggiunto che richiede un notevole impegno di tempo. Tuttavia, in Stefal, è un’attività essenziale per avviare i flussi produttivi. Per questo, abbiamo integrato GPT all’interno del loro ActiveDoc, automatizzando l’estrazione dei metadati da qualsiasi documento (Word, Excel, PDF o cartaceo) con l’obiettivo di velocizzare le attività di data entry.
Grazie ad ActiveDocGPT, ciò che prima richiedeva lunghe ore di lavoro, ora avviene attraverso un processo semplificato: il personale dell’ufficio acquisti e dell’ufficio commerciale deve solo importare i documenti nel sistema, selezionare il cliente o il fornitore e il sistema genera, in automatico, l’ordine cliente o il DDT passivo con associato rapporto di controllo qualità in accettazione.
Il prompt standard, ossia le indicazioni in italiano da fornire all’Intelligenza Artificiale, è stato studiato per automatizzare l’estrazione dei dati dalla maggior parte dei documenti; tuttavia, potrebbe accadere che alcuni clienti o fornitori inviino ordini o DDT con formati particolari. In questo caso, l’utente può modificare e salvare il prompt relativo al cliente o fornitore specifico, in completa autonomia, in modo da fornire all’Intelligenza Artificiale le giuste istruzioni per estrarre correttamente i dati anche in caso di documenti dal formato complesso.
La soddisfazione del cliente
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