Perché il tuo software documentale deve permetterti di gestire i flussi in autonomia?

Ogni giorno, in azienda si produce un alto volume di documenti: dall’amministrazione all’ufficio acquisti, dalle risorse umane fino all’ufficio commerciale, passando per la produzione e gli uffici tecnici, tutto comincia e finisce con l’elaborazione di documenti. Gestire efficientemente i flussi documentali e la documentazione stessa diventa un requisito indispensabile per garantire l’organizzazione, l’accessibilità e la sicurezza delle informazioni aziendali.

Con l’espressione “gestione digitalizzata dei flussi documentali” si intendono l’insieme di azioni che, tramite software e seguendo procedure specifiche, consentono di gestire in maniera efficiente i documenti (dalla creazione, alla modifica, alla pubblicazione della versione ufficiale), così da ridurre in modo considerevole la quantità di carta e le attività superflue come, ad esempio, sollecitare un collega a rivedere un determinato documento. In base alla struttura e all’organizzazione aziendale, un flusso documentale può coinvolgere molteplici utenti e dipartimenti.

Tuttavia, molte aziende hanno ancora locali con armadi adibiti ad archivi e gestiscono i documenti con strumenti come Word ed Excel, e-mail o cartelle condivise  che limitano e appesantiscono la gestione dei flussi documentali. Questo avviene, in parte, per la normale resistenza al cambiamento radicata in ognuno di noi e, in parte, per la mancanza di informazioni utili a comprendere le effettive potenzialità di un software documentale rispetto agli strumenti utilizzati.

Difatti, la nostra esperienza ci ha portato a conoscere realtà, anche molto strutturate, in cui i processi sono composti da flussi documentali che si ripetono sempre allo stesso modo, coinvolgendo i medesimi attori e, ciononostante, sono ancora sprovviste di un software documentale in grado di efficientare la gestione degli stessi.

In casi simili, avere un sistema in grado di automatizzare la gestione dei flussi di documenti tra le diverse risorse non solo porta ad un risparmio di tempo, ma permette di avere tutte le informazioni tracciate e, soprattutto, sempre disponibili e condivise tra i membri del team.

Per questo motivo, riteniamo che un Document Management System (DMS) per essere effettivamente utile all’azienda debba essere semplice, flessibile e permettere di gestire in autonomia e in maniera automatizzata i flussi documentali.

Ed è proprio partendo da questa convinzione che abbiamo sviluppato ActiveDoc, l’unico documentale attivo sul mercato che include di default funzionalità, come il Workflow Designer e il Business Process Management, in grado di supportare l’utente nella creazione, modifica e personalizzazione dei flussi in totale autonomia anche se non si hanno particolari conoscenze informatiche, il tutto in tempi ristretti.

Questo consente all’azienda di rispondere velocemente ai cambiamenti del mercato e, soprattutto, a non dipendere più da software house nel momento in cui si ha l’esigenza di personalizzare un flusso già esistente o di crearne uno ex novo con un notevole risparmio dei costi.

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